escudo universidad de guanajuato 4

 1. Proyecto de Certificación

            1.1 Primera Etapa

            1.2 Segunda Etapa

            1.3 Tercera Etapa (Reestructura Administrativa)

 2. Procedimientos Certificados de la Universidad de Guanajuato

 3. Revisiones de Alta Dirección

 4. Acciones Correctivas y Preventivas

 5. Sistema Electrónico de Administración del SGC


1. Proyecto de Certificación

La Universidad de Guanajuato comenzó a trabajar en el mes de abril de 2005 con la documentación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) bajo la Norma Internacional de Calidad ISO 9001:2000. La certificación de calidad obedece en gran medida al establecimiento de Ejes de Desarrollo Institucional derivados del Plan de Desarrollo Institucional 2002-2010. En específico, el eje 5.3 del PLADI define el Mejoramiento de procesos y estructuras administrativas y tiene como meta al 2010 “Certificar el 100% de los Principales procesos administrativos de la Institución”.

El alcance de la certificación es “Servicios, apoyos, estímulos a alumnos y personal académico; y servicios administrativos.”

El SGC permite a la Universidad incrementar la satisfacción de sus clientes, y mejorar sus procesos internos (estratégicos, clave y de soporte), de igual forma minimiza el riesgo de no cumplir con las metas institucionales definidas en el Plan de Desarrollo Institucional 2002-2010 ya que existe un monitoreo constante de las mismas.

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1.1 Primera Etapa

Los días 3, 4 y 5 de octubre del 2005 se recibió la auditoría inicial de certificación. El certificado fue emitido por el organismo certificador Det Norske Veritas (DNV), con acreditación ante la EMA (Entidad Mexicana de Acreditación) el 23 de Noviembre de 2005 y con acreditación ante RVA (Consejo Holandés de Acreditación) el 25 de Noviembre de 2005.

La acreditación verifica la competencia y el cumplimiento de requisitos existentes del organismo de certificación. Esto garantiza que el certificado es válido a nivel nacional e internacional.

En esta primera etapa de certificación se incluyeron 72 procedimientos, dentro de 9 procesos de la administración de la UG. Los procesos de la primera etapa fueron:

       Administración de la Dirección

       Apoyos y Estímulos a los Alumnos

       Apoyos y Estímulos al Personal Académico

       Comunicación y Difusión

       Gestión de Infraestructura

       Gestión de Personal

       Gestión de Recursos Financieros

       Servicios a los Alumnos

       Servicios al Personal Académico

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1.2 Segunda Etapa

En el mes de Octubre del año 2006 se comenzó la incorporación de nuevos procesos y procedimientos, dando así inicio a la segunda etapa del Programa de Certificación. A partir de mesas de trabajo para la redefinición del mapeo de procesos fueron incluidos 2 procesos**, resultando un total hasta el momento de 11 procesos dentro del SGC:

       Administración de la Dirección

       Apoyo a las Funciones Sustantivas**

       Apoyos y Estímulos a los Alumnos

       Apoyos y Estímulos al Personal Académico

       Comunicación y Difusión

       Gestión de Calidad**

       Gestión de Infraestructura y Adquisiciones

       Gestión de Personal

       Gestión de Recursos Financieros

       Servicios a los Alumnos.

       Servicios al Personal Académico

En 2006 se inicio con 112 procedimientos certificados, para octubre del 2008 la Universidad obtuvo su recertificación en la norma ISO 9001:2000 con 117 procedimientos. En esta auditoria de recertificación se logro ampliar la validez de la certificación hasta el 25 de Noviembre del 2011.

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1.3 Tercera Etapa (Reestructura Administrativa)

En enero del 2009 la Universidad comenzó la implementación de la nueva estructura administrativa, este trabajo reconfiguró la estructura de las dependencias administrativas certificadas de la Rectoría General, sumando a las Dependencias Administrativas en los 4 Campus y la Dirección del NMS, en ellas se reparten a la fecha los procedimientos certificados. Los Procesos a la fecha son:

       Administración de la Dirección

       Apoyo a las Funciones Sustantivas

       Apoyos y Estímulos a los Alumnos

       Apoyos y Estímulos al Personal Académico

       Comunicación y Difusión

       Gestión de Calidad

       Gestión de Infraestructura y Adquisiciones

       Gestión de Personal

       Gestión de Recursos Financieros

       Servicios a los Alumnos.

       Servicios al Personal Académico

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2. Procedimientos Certificados de la Universidad de Guanajuato.

Los procedimientos, así como los flujogramas, instructivos, anexos, formatos y manuales que forman parte del SGC, pueden ser consultados en la página Web de SGC: www.sgc.ugto.mx/se

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3. Revisiones de Alta Dirección

Desde que comenzó la certificación se han realizado revisiones por parte de la Alta Dirección (Rectoría General) al Sistema de Gestión de Calidad en 28 ocasiones:

  •  13 de Septiembre  2005
  •  02 de Diciembre  2005
  •  28 de Marzo  2006
  •  09 de Junio  2006
  •  02 de Agosto  2006
  •  01 de Septiembre  2006
  •  17 de Enero  2007
  •  21 de Marzo 2007
  •  03 de Julio 2007
  •  14 de Enero 2008
  •  16 de Abril  2008
  •  30 de Septiembre  2008
  •  07 de Mayo  2009
  •  29 de Septiembre  2009
  •  22 de Abril  2010
  •  27 de Septiembre  2010
  •  23 de Marzo 2011
  •  30 de Junio 2011
  •  18 de Octubre 2011
  •  14 de Diciembre 2011
  •  18 de Abril 2012
  •  11 de Octubre 2012
  •  04 de Diciembre 2012
  •  06 de Febrero 2013
  •  10 de Junio 2013
  •  12 de Diciembre 2013
  •  7 de Febrero 2014
  •  30 de Octubre 2014

Los temas que se han revisado en estas reuniones son:

  •  Resultados de auditorías
  •  Retroalimentación del cliente (Buzón de quejas, sugerencias y comentarios; resultados de encuestas de satisfacción del cliente)
  •  Desempeño de los procesos (Resultado de indicadores operativos y estratégicos)
  •  Estado de acciones correctivas y preventivas
  •  Seguimiento de acciones derivadas de reuniones previas por la dirección.
  •  Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de Calidad.
  •  Recomendaciones para la mejora.

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4. Acciones Correctivas y Preventivas

Las acciones correctivas y preventivas se aplican a los problemas potenciales o reales del SGC, de acuerdo a su impacto (Procedimiento, Proceso, Mega Proceso, SGC), y a su origen (Auditorías de calidad, Análisis de datos, Clientes, Revisión por la dirección, Método Y Proveedor).

A partir de la implantación de SoftExpert Suite ACCIONES, El número de ocurrencias registradas (excepto canceladas) al 05 de Noviembre 2014 es:

CLASIFICACIÓN DE ACCIONES

RECTORÍA GENERAL

CAMPUS GUANAJUATO

CAMPUS LEÓN

CAMPUS IRAPUATO SALAMANCA

CAMPUS CELAYA SALVATIERRA

CNMS

Análisis de datos

218

72

47

59

40

31

Auditoría externa

67

22

16

8

24

5

Auditoría interna

338

137

123

189

114

84

Cliente

94

15

17

6

9

13

Encuesta Institucional

69

40

38

30

32

18

Metas Estratégicas

42

23

39

37

51

4

Método

112

14

7

25

4

7

Proveedores

2

0

0

0

0

0

Alta Dirección

4

0

0

0

0

3

Total

946

323

287

354

274

165

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5. Sistema Electrónico de Administración del SGC

  •   SoftExpert Suite DOCUMENTOS – Para administración el control de documentos y registros (Requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de la Norma ISO 9001:2008).
  •   SoftExpert Suite AUDITORÍAS- Para administración auditorías internas (Requisito 8.2.2 de la Norma ISO 9001:2008).
  •   SoftExpert Suite ACCIONES – Para administración de acciones correctivas, preventivas (Requisitos 8.5.2, 8.5.3 de la Norma ISO 9001:2008).
  •   SoftExpert Suite DESEMPEÑO - Para administración de indicadores (Requisito 8.2.3 de la Norma ISO 9001:2008).
  •   SoftExpert Suite CAPACITACIONES – Para administración de cursos y capacitaciones (Requisito 6.2 de la Norma ISO 9001:2008).
  •   SoftExpert Suite COMPETENCIAS - Para la administración de competencias (Requisito 6.2.2 de la norma ISO 9001:2008)

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Universidad de Guanajuato.
Reservados todos los derechos.

Copyright © 2015  Sistema de Gestión de Calidad.

Revisado el: 05 de noviembre de 2015.

Política de calidad

“Ofrecer servicios administrativos útiles en tiempo y forma a los alumnos y profesores de la Universidad de Guanajuato, dentro del marco normativo institucional, con un enfoque de mejora continua.”

Objetivos de calidad

1. Lograr la satisfacción de nuestros clientes buscando cubrir sus expectativas, observando el cumplimiento de la misión institucional.

2. Mejorar continuamente la calidad de nuestros servicios, a través de la innovación y trabajo en equipo, para crear valor a nuestros clientes.

Secretaría de Gestión y Desarrollo, Departamento de Gestión de Calidad Administrativa

Lascuráin de Retana No. 5, Col. Centro C.P. 36000

Guanajuato, Gto., México

Tel: +52 (473)  732 00 06 Ext. 5048, 5049, 5055, 3057