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“Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas”

Extracto de la Declaración Universal de los Archivos

 

La Universidad de Guanajuato, como sujeto obligado en materia de transparencia y de archivo, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (artículo 6, fracciones I y V), así como las legislaciones a nivel nacional y estatal en dichas materias, tiene la obligación de contar con un Sistema Institucional de Archivos.

¿Qué es el Sistema Institucional de Archivos y qué instancias lo conforman?

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Las funciones de las áreas o instancias normativas son:

area coordinadora de archivos
comite transparencia

 

Mientras que cada una de las instancias operativas cuenta con diversas funciones en atención al papel que desempeña dentro del Sistema Institucional de Archivos, siendo las siguientes:

unidades de correspondencia

archivo de tramite

archivo de concentracion diag

 

GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión Documental corresponde al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación. (artículo 4 fracción XXXI de la Ley de Archivos para el Estado de Guanajuato)

ciclo vital del documento

La Coordinación del Archivo General, cuenta con el registro ante el Sistema Integral para la Gestión de los Procesos Institucionales (SIGPI https://www.ugto.mx/calidad/sigpi) como Macroproceso de Gestión. El Proceso de Gestión Documental y de Archivos dentro del cual hasta el momento se tienen registrados 6 procedimientos que permiten orientar a las entidades y unidades administrativas de la Universidad de Guanajuato en los procesos de Gestión Documental, dichos procedimientos son:

  1. Procedimiento para la administración de la recepción y despacho de documentos (para Unidades de Correspondencia) (GDA-PR-01)
  2. Procedimiento para la organización de documentos y del Archivo de Trámite (para Unidades de Correspondencia y Archivos de Trámite) (GDA-PR-02)
  3. Procedimiento para realizar la Transferencia Primaria (para Archivos de Trámite y Archivos de Concentración) (GDA-PR-03)
  4. Procedimiento para el Préstamo y Consulta de Expedientes en Archivos de Concentración (para archivos de concentración) (GDA-PR-04)
  5. Procedimiento para solicitar asesorías y capacitaciones en materia archivística (GDA-PR-05)
  6. Procedimiento para la creación de instrumentos de control (GDA-PR-06)

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA

Como parte de las obligaciones de la Universidad en materia de archivos, así como en Transparencia, reconocidas por las propias legislaciones (Ley de Transparencia y Acceso a la Información para el Estado de Guanajuato y Ley de Archivos para el Estado de Guanajuato), nuestra institución además de contar con un Sistema Institucional de Archivos tiene la obligación de contar con Instrumentos de Control y Consulta Archivística.

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Asimismo, la Universidad de Guanajuato tiene obligación de publicar la Guía Simple de Archivo y en conjunto con la Unidad de Transparencia, el Catálogo de Expedientes Clasificados.

CAPACITACIÓN Y ASESORÍA

La Coordinación del Archivo General de la Universidad de Guanajuato, como parte de las obligaciones establecidas en la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato en su artículo 29 fracción VII, tiene el deber de generar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos. En ese sentido, la Coordinación del Archivo General ofrece servicios de capacitación y asesoría a los responsables de archivos, así como demás áreas y dependencias que lo requieran.

La solicitud de capacitación se podrá realizar a través de los diversos medios de comunicación con los que cuenta la Coordinación del Archivo General: vía telefónica en la línea 473 732 0006 extensiones 2282, 1034, 5941 y 5948, así como por medio del Coordinador del Archivo General, Dr. Miguel Ángel Guzmán López a su correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVOS

De conformidad con lo establecido en la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato (artículo 50), la Universidad de Guanajuato conformó en fecha 26 de febrero de 2020 el Grupo Interdisciplinario de Archivos, mismo que a la fecha se encuentra integrado de la siguiente manera:

Dr. Salvador Hernández Castro. Secretario General - Presidente
Dr. Miguel Ángel Guzmán López. Coordinador del Archivo General - Secretario Técnico
Mtra. Iliana Alejandra Bernardino Cruz. Abogada General - Integrante Titular
Mtro. Luis Fernando López Ornelas. Director de Planeación - Integrante Titular
Ing. José Alejandro Sánchez Ortega. Director de Servicios y Tecnologías de la Información - Integrante Titular
Lcdo. Olimpo Damián Saldaña Ayala. Titular de la Unidad de Transparencia -Integrante Titular
Dr. José Jafet Noriega Zamudio. Titular del Órgano Interno de Control - Integrante Titular
Mtra. Ilean Samantha Narváez Rosillo. Titular de la Unidad de Gestión de la Calidad - Integrante Titular
Lcdo. Daniel Zúñiga Varga. Defensor Adjunto de los Derechos Humanos en el Entorno Universitario – Integrante Titular
Lcda. Gabriela Rico García. Promotora del Sistema Institucional de Archivos - Integrante Titular en representación de las áreas productoras de archivos

Como invitados permanentes se tiene la presencia de:

Dra. Graciela Ma. de la Luz Ruiz Aguilar. Secretaria de Gestión y Desarrollo - Invitada permanente
Dr. José Eleazar Barboza Corona. Secretario Académico – Invitado permanente

MARCO NORMATIVO

  1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
  2. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
  3. Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados
  4. Ley General de Archivos
  5. Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único
  6. ACUERDO del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.
  7. Constitución Política para el Estado de Guanajuato
  8. Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado y los Municipios de Guanajuato
  9. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato
  10. Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Guanajuato
  11. Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
  12. Reglas de Operación en Materia Archivística del Grupo Interdisciplinario para los Sujetos Obligados del Estado de Guanajuato
  13. Reglamento del Sistema Estatal de Archivos Generales de Guanajuato
  14. Ley Orgánica de la Universidad de Guanajuato
  15. Reglamento de Administración de Documentos y Archivos para la Universidad de Guanajuato
  16. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Universidad de Guanajuato

SITIOS DE INTERES DEL SIA

Obligaciones de Transparencia en Materia Archivística, fracción XLV: https://intranet3.ugto.mx/Transparencia/Public

Programa Anual de Desarrollo Archivístico: https://www.transparencia.ugto.mx/PADA

Archivo General de la Nación (https://www.gob.mx/agn)

1. Colección Guías e Instructivos: https://www.gob.mx/agn/articulos/coleccion-guias-e-instructivos-69298?idiom=esinstructivos-69298?idiom=es
2. Publicaciones electrónicas del Archivo General de la Nación: https://www.gob.mx/agn/articulos/en-el-agnmex-celebramos-el-dia-internacional-del-libro?state=publishedinternacional-del-libro?state=published
3. Los Archivos en el Plano Internacional: https://www.gob.mx/agn/articulos/los-archivos-en-el-plano-internacional?state=published

Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (https://home.inai.org.mx/)

1. Gestión Documental y Administración de Archivos del INAI y de los Sujetos Obligados:https://micrositios.inai.org.mx/gestiondocumental/
2. Biblioteca Digital INAI: https://inai.janium.net/janium-bin/busqueda_rapida.pl?Id=20210120185118

Instituto de Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato (IACIP): https://iacip-gto.org.mx/wn

Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior https://www.renaies.org.mx/index.html

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